후속 파일 시스템 유형과 기술 수준

후속 파일

후속 파일 시스템은 판매되는 제품 유형, 사용자의 선호도 및 컴퓨터 기술 수준에 따라 수동 또는 자동 시스템이 될 수 있습니다.
시스템이 올바르게 설정되어 있으면 두 가지 유형의 시스템 모두 효과적일 수 있습니다.

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수동 시스템은 달력에 각 회사의 다음 연락 날짜를 표시하는 것만큼 간단할 수 있습니다.
매일 그 날의 달력에 나열된 회사의 파일을 검색하고 회사에 연락합니다.
통화가 완료되면 회사 파일이 스토리지로 반환되고 다음 영업 연락처 날짜가 달력에 입력됩니다.
이러한 유형의 수동 시스템은 특정 날짜에 연락할 회사가 거의 없는 경우 매우 잘 작동할 수 있습니다.
그렇지 않으면 판매에 더 잘 쓸 수 있는 많은 시간이 회사 기록을 정리하고 다시 채우는 데 소비됩니다.

수동 후속 파일 시스템의 또 다른 유형에는 12개의 파일 폴더가 포함되며,
그중 하나는 해당 연도의 달에 대해 레이블이 지정됩니다.
발굴조사를 하면서 수집한 각 기업의 정보를 한 장에 입력합니다.
회사의 다음 영업 연락 날짜가 결정되면 해당 월의 파일에 해당 단일 시트가 제출됩니다.
매월 초에 해당 월의 모든 후속 시트가 포함된 파일은 해당 월의 특정 연락처 날짜별로 재구성됩니다.
판매 후속 전화가 매일 완료됨에 따라 시트는 다음 연락 날짜까지 해당 월별 폴더에 다시 정리됩니다.

이 시스템은 잠재 고객이 구매할 가능성이 가장 높은 시점에 고객에게 연락할 수 있도록 하는 데 매우 효과적일 수 있습니다. 그러나 때때로 이전에 연락한 회사에서 귀하에게 전화를 겁니다. 회사 시트가 근무하는 달과 다른 달에 제출되면 필요한 회사 정보를 찾기 위해 월간 파일을 검색하는 데 많은 시간을 낭비할 수 있습니다. 또한 시간이 지남에 따라 이 후속 파일은 수많은 회사 정보 시트를 포함하도록 커질 것입니다. 이런 일이 발생하면 다시 너무 많은 귀중한 판매 시간을 다시 작성하는 데 소비하기 시작할 수 있습니다.

수동 후속 파일 관리하는 데 너무 많은 시간이 소요되는 경우

시스템을 자동화하는 것이 좋습니다. 자동화가 충분한 시간을 절약하여 하루에 한 번만 더 통화할 수 있다면 투자할 가치가 있습니다. 결국 하루에 한 번만 더 통화하면 연간 240건이 됩니다. 어떤 사람들에게는 1년에 추가로 한 달을 더 일하는 것과 같습니다!

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CRM(고객 관계 관리) 또는 데이터베이스 관리 시스템이라고도 하는 오늘날 시장에는 저렴하고 사용하기 쉬운 소프트웨어 프로그램이 많이 있습니다. Maximizer™, Goldmine™, Act™, Outlook™, Access™ 또는 고용주 자체 내부 프로그램은 모두 효과적인 후속 파일로 기능할 수 있습니다.
후속 파일로 사용할 소프트웨어 프로그램을 선택하는 것은 주로 선호도와 예산의 기능이지만 다음과 같은 기능이 있어야 합니다.

  • 사용자 정의 필드를 추가하는 기능. 이를 통해 후속 파일 데이터베이스를 사용자 정의하여 정의된 목표 시장 특성을 추적할 수 있습니다.
  • 이러한 사용자 정의 필드 내에서 드롭다운 목록을 사용자 정의하는 기능으로 각 레코드에 입력할 필요 없이 입력 중인 데이터를 선택할 수 있습니다. 이 기능은 데이터 입력 속도를 크게 높입니다.
  • “다음 영업 연락 날짜” 필드를 필수 날짜 필드로 추가하는 기능. 즉, 필드에 날짜를 추가해야 하며 미래 날짜여야 합니다. 그렇지 않으면 프로그램에서 이를 수락하지 않습니다.
  • “다음 영업 연락 날짜” 필드를 기준으로 데이터베이스를 정렬하여 인기 있는 잠재 고객의 일일 콜 시트를 인쇄할 수 있는 기능.